Soluțiile de digitalizare – priorități pe masa instituțiilor publice

Transformarea digitală este o direcție nouă pentru sectorul public, dar tot mai necesară. Avantajele acesteia, traduse în eficacitate, transparență și simplitate, cresc productivitatea proceselor, elimină riscul erorii umane și scad perioadele de așteptare pentru contribuabili. Faptul că instituțiile publice înțeleg, în prezent, importanța implementării noilor tehnologii și cum se reflectă aceste demersuri în servicii publice accesibile, sigure și rapide reprezintă un pas important pe drumul modernizării.

Compania Integrisoft Solutions, cu capital 100% românesc, a implementat cu succes o serie de proiecte de digitalizare pentru instituțiile statului.
„Pandemia a schimbat modul în care societatea integrează digitalizarea. Ne e foame, plasăm comanda online și în câteva minute un curier ne livrează mâncarea. Ne comandăm hainele și încălțămintea acasă pentru probă – nu ne vin, nu ne plac, le returnăm fără niciun cost – toate informațiile de care avem nevoie sunt la o căutare în Google. Trecem printr-o perioadă dificilă, programăm o întâlnire online cu un psiholog, cursurile s-au mutat online, iar oamenii învață în ritmul lor, atunci când își doresc… Este firesc să ne dorim aceleași servicii și în comunicarea cu instituțiile statului, să avem acces la platforme self-service, de unde să ne putem lua singuri informația atunci când este necesar, fără să mai pierdem timp în trafic sau așteptând la ghișeu”, afirmă Simona Ilie, Director Dezvoltare, Integrisoft.

Start pentru Sistemul Național de Interoperabilitate
Chiar dacă nu există un sistem unitar și un standard în comunicarea între instituțiile statului, nevoia digitalizării este tot mai des adusă în discuție sub presiunile contribuabililor care s-au săturat să stea la cozi și să fie plimbați de la un ghișeu la altul. Astfel, Autoritatea pentru Digitalizarea României a lansat Sistemul Național de Interoperabilitate (SNI), platforma care va interconecta, pentru prima dată, bazele de date ale administrației publice din România și care reprezintă baza tehnică a procesului de digitalizare, prin deblocarea accesului la datele din sistemele informatice guvernamentale. Sistemul Național de Interoperabilitate este prima platformă online realizată integral de către experții IT ai Autorității pentru Digitalizarea României cu sprijinul Integrisoft Solutions.
Sunt peste 300 de orașe în România și 3600+ comune, iar 50% dintre acestea au potențial de digitalizare. România trebuie să se alinieze tendințelor de la nivel global și să ofere cetățenilor acces facil la informații.

Modelul Primăriei Călărași
Un exemplu de bune practici în implementarea soluțiilor digitale este Primăria Călărași, în cadrul căreia contribuabili au în prezent posibilitatea de a realiza online și mobile operațiuni care anterior nu se puteau face decât la ghișeu. Aceștia pot depune cereri și declarații, pot vedea în ce stadiu se află procesarea documentelor transmise, pot plăti impozite și pot intra în legătură cu inspectorii alocați rezolvării cererilor în curs, totul din fața calculatorului sau de pe telefon, prin aplicația dezvoltată de compania Integrisoft. În plus, contribuabilul poate să verifice cuantumul taxelor și impozitelor locale și să se programeze la serviciile primăriei care funcționează pe bază de programare (eliberare acte, audiențe, înscriere pe lista de așteptare a unui birou, etc.). Prin intermediul Integrisoft, Primăria Municipiului Călărași are în acest moment un sistem integrat și o multitudine de soluții, ceea ce i-a adus Premiul de Excelență în Digitalizare, oferit în cadrul Galei AMR 2021, organizată de Asociația Municipiilor din România sub Înaltul Patronaj al Președintelui României.

„Platforma este extrem de ușor de utilizat și poate fi accesată atât de pe calculator, cât și de pe mobil, de utilizatori de orice vârstă. Avem, spre exemplu, situația unei localități de lângă Bucureşti unde 20% dintre utilizatori sunt persoane de peste 60 de ani și unde platforma este utilizată cu succes de cetățeni”, subliniază Simona Ilie.

Necesitatea digitalizării instituțiilor statului
În România anului 2021, instituțiile statului se reorganizează și se străduiesc să schimbe paradigma „hârtiei plimbate” la ghișeu și apoi între departamente. Procesul de digitalizare a început în multe primării pentru că acesta este cu siguranță viitorul, însă lucrurile sunt complexe și este imperios necesar ca baza de la care se pornește să fie gândită în mod inteligent, pe termen lung.

Digitalizarea trebuie înțeleasă ca soluție pentru situațiile cu care majoritatea instituțiilor statului se confruntă în prezent. Oamenii se tem să meargă la ghișeu pentru a-și mai plăti taxele și impozitele, să stea la coadă, în aglomerație, regulile în condițiile pandemiei de COVID-19 se schimbă de la o săptămână la alta, făcând imposibilă anticiparea fluxului de colectare a contribuțiilor. Noul context a făcut ca până și cele mai simple demersuri să fie din ce în ce mai complicate. Este mai mult ca oricând nevoie de un sistem care să debirocratizeze relația cu cetățenii și să optimizeze investițiile în timp, atât pentru instituții, cât și pentru cetățeni.
Evoluția de la sisteme izolate, cu procesare manuală și/sau tehnologii învechite, către un sistem unitar și performant nu mai este doar de dorit, ci a devenit o necesitate.

Câștiguri certe
Cel mai important beneficiu în proiectul menționat anterior a fost îmbunătățirea radicală a percepției cetățeanului privind calitatea serviciilor livrate de Primărie. S-a redus numărul drumurilor incomode, platforma având capacitatea de a prelua în mod prompt solicitări prin internet, 24/24 h, 7/7 zile pe săptămână.

În plus, nivelul de încredere a crescut, deoarece beneficiarii sunt în permanență anunțați printr-un sistem automat de notificări cu privire la proces în ansamblu, documentele necesare, pașii următori, cerințe de clarificări stadiu prelucrare, etc…
Totodată, implementarea platformei conduce la scurtarea timpului petrecut de un funcționar pentru rezolvarea unei solicitări, prin eliminarea majorității punctelor de contact la ghișeu cu contribuabilul, automatizarea informărilor necesare pe parcursul solicitării și automatizarea unei părți însemnate din fluxul de prelucrare a solicitărilor (ex: alocare automată număr de înregistrare), iar dashboard-ul din back-end oferă o agendă zilnică orientativă pentru inspectori cu lucrările de efectuat și stadiul acestora.

Conducerea și factorii de decizie din primărie au la rândul lor o imagine de ansamblu și mai mult control asupra activităților, aceștia având posibilitatea de a consulta statistici asupra volumului și tipului solicitărilor sau ritmului în care sunt prelucrate cererile în timp real. Aceste informații le oferă posibilitatea de a reacționa în timp util pentru alocarea/redistribuirea resurselor interne.

Mai mult, prin intermediul aplicației, Primăria poate transmite cetățenilor mesaje de interes public direct pe telefon.
Primăriile care doresc digitalizarea proceselor și a activităților lor demonstrează că înțeleg foarte bine că acest proces este unul natural, sănătos, necesar și ireversibil. Prin implementarea soluțiilor de digitalizare beneficiază nu numai de sisteme integrate perfect funcționale, ușor de înțeles, ci și de suport permanent.

Articol publicat în Market Watch