Implementarea proiectelor cu fonduri europene in sectorul IT&C (TIC)

Reguli generale si recomandari pentru implementarea unui proiect de succes

Organismul Intermediar pentru Promovarea Societatii Informationale (OIPSI) a incheiat in cursul saptamanii 22-26.05.2017 contractarea proiectelor depuse in cadrul Apelului 2015-2016 al Programului Operational Competitivitate (POC) 2014-2020, Axa prioritara 2 – Tehnologia Informatiei si Comunicatiilor (TIC), actiunea 2.2.1 – Sprijinirea cresterii valorii adaugate generate de sectorul TIC si a inovarii in domeniu prin dezvoltarea de clustere.

Acest program de finantare sprijina dezvoltarea sectorului IT&C (TIC) autohton prin stimularea IMM-urilor in vederea dezvoltarii unor game de produse/servicii TIC proprii, cu aplicabilitate in restul economiei romanesti pentru integrarea pe verticala a solutiilor TIC si realizarea proiectelor strategice inovative cu impact asupra dezvoltarii intregii industrii TIC la nivel national sau international.

Programul a acoperit o paleta larga de cheltuieli oferind granturi pentru cele mai relevante tipuri de cheltuieli din acest sector de activitate, respectiv: cheltuieli salariale, cheltuieli cu achizitia de echipamente IT, servicii conexe dezvoltarii acestor produse, precum si servicii suport proiectului (consultanta, publicitate, etc.).

Valoarea asistentei financiare nerambursabile a fost cuprinsa intre 226,9 mii lei si 4,04 milioane lei, iar perioada de implementare putea fi de maximum 36 de luni.

Competitia a fost deschisa in perioada 02.11.2015 – 29.02.2016, orizont in care s-au depus 212 proiecte iar alocarea financiara initiala a fost de 59,73 milioane euro fiind ulterior suplimentata la 79,35 milioane. Lista tuturor proiectelor depuse poate fi accesata aici

Mai multe informatii privind stadiul contractarii pot fi accesate in acest comunicat al Ministerului Dezvoltarii Regionale, Administratiei Publice si Fondurilor Europene.

Din toate proiectele depuse, un numar de 145 au indeplinit pragul minim de calitate de 75 de puncte urmand sa demareze implementarea proiectului in perioada imediat urmatoare.

Dezvoltarea si gestiunea proiectelor cu finantare europeana necesita parcurgerea urmatoarelor  3 etape majore:

1. Dezvoltarea, scrierea si depunerea proiectului
2. Implementarea
3. Postimplementarea sau durabilitatea

Implementarea proiectelor cu finantare europeana reprezinta cea de-a doua etapa in acest ciclu si in acelasi timp etapa cea mai importanta, data fiind complexitatea si durata acesteia.

Implementarea proiectului reprezinta etapa in care vor fi operationalizate activitatile prevazute din Cererea de Finantare si Planul de Afaceri, in acord cu resursele umane, financiare si materiale bugetate prin proiect, de-a lungul unei durate de timp determinate (perioada de implementare).

Aceasta etapa necesita un mix de cunostinte si competente interdisciplinare in vederea realizarii tuturor activitatilor si obtinerii efective a grantului. Astfel, competentele recomandate a fi detinute de membrii echipei de proiect vizeaza domenii relevante implementarii eficiente, precum: economic, financiar, juridic, tehnic, achizitii publice, IT, management de proiect, marketing, stiinte europene, politici publice, si administrativ.

Principalele nevoi intalnite in implementarea proiectului vizeaza urmatoarele activitati:

Activitatile economico-financiare:

• Pregatirea si depunerea cererilor de prefinantare
• Pregatirea si depunerea cererilor de plata
• Pregatirea si depunerea cererilor de rambursare
• Urmarirea cashflow-ului proiectului
• Managementul activ al bugetului proiectului

Activitatile juridice:

• Operarea unor modificari ale proiectului cu conotatie juridica
• Incheierea unor acte aditionale la Contractul de Finantare
• Asistenta la incheierea contractelor de munca, a contractelor de furnizare,
• Urmarirea contractelor de munca , a contractelor de furnizare
• Urmarirea procedurilor de achizitie

Achizitii publice:

• Realizarea achizitiilor directe sau a procedurilor competitive
• Realizare note justificative
• Intocmire caiete de sarcini
• Realizare specificatii tehnice
• Completare formulare
• Alegerea criteriilor de eligibilitate si de selectie
• Pregatirea sesiunilor de deschidere oferte
• Realizarea documentelor interne – numire comisie, conflict de interese, etc.
• Evaluarea ofertelor
• Incheierea raportului de atribuire a procedurii
• Comunicarea rezultatelor
• Solutionarea eventualelor contestatii
• Intocmirea draftului de contract de achizitie
• Supravegherea online a procedurii (fonduri-ue.ro – Achizitii sau MySMIS)
• Semnarea contractului de lucrari/furnizare echipamente, etc.
• Intocmirea dosarului achizitiei directe sau a celui aferent procedurii competitive

Management de proiect:

• Urmarirea executiei graficului de implementare
• Urmarirea realizarii tuturor activitatilor din Planul de Afaceri si Cererea de Finantare
• Urmarirea atingerii indicatorilor de proiect asumati
• Managementul schimbarii (asigurarea realizarii unor potentiale modificari in acord cu evolutia naturala a proiectului)
• Gestionarea proiectului prin intermediul platformei MySMIS
• Asigurarea unei comunicari eficiente intre echipa de proiect, echipa tehnica, departamentul administrativ-suport, departamentul financiar-contabil, ofiterul de proiect, Organismul Intermediar si Autoritatea de Management
• Asigurarea asistentei in timpul vizitelor de monitorizare din perioada de  implementare si durabilitate
• Suport in relatia cu parteneri externi: auditor financiar, auditor IT/tehnic, contabil, etc.

Raportare

• Realizarea rapoartelor trimestriale de activitate
• Realizarea raportului final
• Realizarea rapoartelor anuale de durabilitate
• Transmiterea celorlalte raportari specifice privind evolutia proiectului

Administrativ

• Gestionarea administrativa a aplicatiei MySMIS sau a platformei de achizitii
• Elaborarea si actualizarea pistei de audit
• Realizarea si arhivarea dosarului de proiect
• Reaizarea si arhivarea dosarului de publicitate
• Realizarea si arhivarea dosarelor de achizitie
• Asigurarea unei corespondente eficiente
• Urmarirea si gestionarea corespondentei cu autoritatile

Marketing & Publicitate

• Implementarea regulilor de publicitate
• Publicare comunicat presa la demararea proiectului
• Publicare comunicat presa la incheierea proiectului
• Promovarea corespunzatoare a proiectului si a rezultatelor in acord cu cele asumate prin aplicatia depusa – conferinte, sesiuni diseminare, intalniri la nivel de cluster, articole publicate, etc.
• Promovarea transparenta a evolutiei si rezultatelor proiectului pe site-ul companiei (recomandabil)

Auditul proiectului (activitate obligatorie in proiect):

• Auditul financiar
• Auditul IT (tehnic)

In continuare, OMEGA Consulting prezinta cele 7 Reguli generale pentru implementarea proiectelor cu finantare europeana in domeniul IT&C – POC 221:

1. Identificati inca de la inceputul proiectului eventualele necorelari dintre aplicatia de finantare depusa (Cererea de finantare si Planul de afaceri) si situatia actuala
2. Asigurati un management activ al proiectului (atat din punct de vedere tehnic cat si administrativ) in vederea operarii modificarilor necesare. Domeniul IT&C este unul extrem de dinamic iar aplicatia dezvoltata prin proiect va trebuie sa fie in acord cu cerintele pietei si competitiva raportata la concurenta din piata. Orice modificare se realizeaza in scris, in acord cu regulile specifice ale contractului de finantare, cu acordul prealabil al Autoritatii de Management pentru a fi valabile
3. Toate cheltuielile si activitatile din proiect trebuie sa fie realizate doar in interiorul perioadei de implementare (spre exemplu, orice cheluiala realizata inainte de inceperea implementarii sau dupa finalizarea acesteia nu va putea fi prezentata spre rambursare, exceptie facand doar activitati punctuale cum ar fi cele de consultanta pentru scrierea si depunerea aplicatiei)
4. Tineti cont de obligatia raportarii trimestriale a evolutiei proiectului
5. Graficul cererilor de rambursare trebuie actualizat permanent in functie de evolutia proiectului
6. Inainte de finalizarea proiectului, asigurati-va ca toate obligatiile si activitatile din proiect au fost realizate si duse la bun sfarsit
7. Nu uitati sa contractati din timp o companie in vederea realizarii auditului IT (Tehnic) al proiectului

OMEGA Consulting detine o vasta experienta in domeniul finantarilor nerambursabile si al consultantei in management, avand o excelenta expertiza in fonduri europene si scheme de ajutor de stat.

Compania detine un mix excelent de cunostinte si experti atat in domeniul IT cat si in cel al accesarii si implementarii proiectelor din fonduri europene, ceea ce ii transforma intr-un partener ideal pentru implementarea proiectelor POC 221.

Cu experienta aplicata in scrierea si implementarea proiectelor din cadrul POSCCE 2007-2013, Axa 3 (predecesorul actualului program de finantare), POC 221, precum si in programe de finantare in domeniul cercetarii-dezvoltarii, compania poate oferi servicii complete pentru dezvoltarea si implementarea unei aplicatii de succes.

Nu in ultimul rand, membrul fondator Smart Alliance – Innovation Technology Cluster, OMEGA Trust, va poate asista in auditarea tehnica (IT) a proiectelor voastre.

Serviciile furnizate de OMEGA Consulting pentru implementarea proiectelor IT&C finantate prin fonduri europene in cadrul POC 221 includ:

• Servicii complete de implementare (realizarea tuturor activitatilor necesare implementarii cu succes a proiectului)
• Servicii personalizate de implementare (in functie de tipologia proiectului, de dimensiunea si experienta echipei interne de management putem personaliza serviciile noastre in vederea furnizarii unor servicii care sa raspunda cat mai fidel nevoilor voastre)
• Servicii de audit si consultanta IT in vederea auditarii tehnice obligatorii a proiectului prin intermediul OMEGA Trust (servicii de audit tehnic pentru verificarea conformitatii sistemelor informatice hardware & software achizitionate si implementate in cadrul proiectului cu cerintele documentatiei de finantare – caiet de sarcini, contract de finantare, etc.).

Pentru a fi la curent cu ultimele stiri, ghiduri si informatii din domeniul fondurilor europene si al finantarilor nerambursabile, va invitam sa va abonati newsletter-ului Omega Trust de finantare – click aici.

Pentru mai multe informatii cu privire la fondurile UE si alte fonduri nerambursabile, click aici.

Pentru stiri si alerte privind finantari nerambursabile in timp real urmati Omega Trust Consulting pe LinkedIn, Facebook si Twitter

 

Despre Omega Trust Consulting

Este specializata in servicii de consultanta in management si servicii de consultanta in finantare, pentru accesarea granturilor nerambursabile.

A fost infiintata in 2012 ca o ramura separata in cadrul Omega Trust, companie specializata in servicii de audit si conultanta, care doreste sa se extinda si sa ofere o gama completa de servicii de consultanta pentru a satisface pe deplin nevoile clientilor sai.

Are o echipa multidisciplinara, care isi ofera serviciile pentru obtinerea granturilor din fonduri Europene si Scheme de Ajutor de la Stat, in domenii ca cercetare si dezvoltare, industrii de prelucrare, IT&C si capital uman.