De Ce Avem Nevoie de Specialiști în Managementul Documentelor?

Odată cu creșterea exponențială a fluxurilor de informații, gestionarea eficientă a documentelor devine esențială pentru orice organizație. De la întreprinderile mari la firmele mici și mijlocii, specialiștii în managementul documentelor joacă un rol crucial în asigurarea fluxului de informații ordonat, eficient și securizat. Acest articol explorează motivele pentru care avem nevoie de specialiști în managementul documentelor și beneficiile pe care le aduc organizațiilor.

1. Complexitatea Creșterii Volumului de Date:

O dată cu digitalizarea și creșterea utilizării tehnologiei, organizațiile se confruntă cu o cantitate din ce în ce mai mare de date și documente. Specialiștii în managementul documentelor sunt antrenați să organizeze și să gestioneze această complexitate, asigurându-se că informațiile sunt accesibile și structurate în mod corespunzător.

2. Asigurarea Conformității și Securității:

Reglementările privind protecția datelor și securitatea cibernetică devin din ce în ce mai stricte. Specialiștii în managementul documentelor cunosc regulamentele și cerințele legale și pot dezvolta strategii și sisteme care să asigure respectarea acestora. Ei se ocupă de criptarea datelor, de gestionarea accesului la documente și de protejarea informațiilor sensibile.

3. Eficiență Operațională:

O gestionare eficientă a documentelor duce la creșterea eficienței operaționale. Specialiștii în DM dezvoltă sisteme și procese care permit angajaților să găsească rapid și să acceseze informațiile necesare. Acest lucru duce la economii de timp și resurse.

4. Reducerea Riscului de Pierdere a Datelor:

Documentele și informațiile sunt active valoroase pentru o organizație. Specialiștii în DM dezvoltă politici de backup și recuperare a datelor, asigurându-se că datele esențiale nu se pierd în caz de evenimente neprevăzute, cum ar fi defectarea hardware-ului sau dezastre naturale.

5. Organizarea și Indexarea Documentelor:

Un aspect esențial al gestionării documentelor este organizarea și indexarea acestora. Specialiștii în DM dezvoltă sisteme de arhivare și categorizare a documentelor, facilitând găsirea și recuperarea ulterioară a acestora.

6. Sprijin în Trecerea la Lucrul de la Distanță:

Pandemia COVID-19 a accentuat necesitatea gestionării documentelor electronice și a facilitat lucrul de la distanță. Specialiștii în DM pot dezvolta infrastructuri care să permită angajaților să aibă acces la documente de oriunde, asigurând astfel continuitatea afacerii.

7. Gestionarea Ciclului de Viață al Documentelor:

Documentele au un ciclu de viață, de la crearea lor la arhivare sau eliminare. Specialiștii în DM dezvoltă politici și procese pentru gestionarea corespunzătoare a documentelor în toate fazele ciclului lor de viață.

8. Promovarea Sustenabilității:

Gestionarea documentelor electronice poate contribui la reducerea consumului de hârtie și a impactului asupra mediului. Aceasta este o abordare sustenabilă și prietenoasă cu mediul în gestionarea informațiilor.

9. Crearea unor Arhive Valorabile:

Documentele istorice și arhivele pot conține informații valoroase pentru o organizație. Specialiștii în DM ajută la păstrarea, conservarea și accesibilitatea acestor documente de-a lungul timpului.

În concluzie, specialiștii în managementul documentelor joacă un rol vital în orice organizație. Ei asigură organizarea, securitatea, conformitatea și eficiența în gestionarea informațiilor și documentelor. Într-o lume în care informațiile sunt o resursă valoroasă, specialiștii în DM aduc un aport semnificativ la succesul și reziliența organizațiilor.

ASOCIAȚIA SMART ALLIANCE implementează pe parcursul anului 2023 un amplu proiect prin care oferă gratuit companiilor din regiunile Centru, Nord-Est, Sud – Muntenia, Sud-Est, Sud-Vest Oltenia un pachet de 7 cursuri online destinate creșterii nivelului de competente digitale ale angajaților. Grupul țintă îl constituie societățile din județele Alba, Brașov, Mureș (municipiul Târgu-Mureș), Sibiu, Bacău, Iași, Neamț, Argeș, Călărași, Dâmbovița, Ialomița, Prahova, Buzău, Constanța, Vrancea, Gorj, Olt și Vâlcea.

Scopul proiectului este îmbunătățirea nivelului de cunoștințe, competențe și aptitudini aferente sectoarelor economice și domeniilor identificate conform SNC și SNCDI ale angajaților, prin realizarea analizei potențialului de digitalizare și formare pentru 50 întreprinderi și derularea programelor de formare profesională a competențelor digitale pentru 500 de angajați.

Printre cursurile programate în cadrul proiectului se numără:

• Introducere în securitatea sistemelor informatice
• Cursuri în domeniul marketingului digital avansat: ce vizează schimbul electronic de informaţii şi managementului documentelor electronice/Aplicatii tip DM
• Gestionarea structurată a volumelor mari de date (Big Data)
• Programe de formare dedicate utilizării aplicaţiilor informatice pt eficientizarea activităţii întreprinderilor – de exemplu: aplicaţii de tip RM (Resource Management), ERP (Enterprise Resource Planning), Aplicatii tip Contact Center si Workforce Management
• Cursuri adresate specialiştilor din domeniul IT, de exemplu, dezvoltarea abilităților de programare, testare, securitate informatică/ cyber security

Pentru înscrieri puteți accesa formularul de AICI.

Photo credit shutterstock.com