CAMPANIE DE CONȘTIENTIZARE – Campania de conștientizare este derulată în cadrul proiectului „Angajați performanți, întreprinderi competitive!” (POCU/860/3/12/142460) – Programe de formare dedicate utilizării aplicaţiilor informatice pt eficientizarea activităţii întreprinderilor – de exemplu: aplicaţii de tip RM (Resource Management), ERP (Enterprise Resource Planning), Aplicatii tip Contact Center si Workforce Management

ASOCIAȚIA SMART ALLIANCE implementează pe parcursul anului 2023 un amplu proiect prin care oferă gratuit companiilor din regiunile Centru, Nord-Est, Sud – Muntenia, Sud-Est, Sud-Vest Oltenia un pachet de 7 cursuri online destinate creșterii nivelului de competente digitale ale angajaților. Grupul țintă îl constituie societățile din județele Alba, Brașov, Mureș (municipiul Târgu-Mureș), Sibiu, Bacău, Iași, Neamț, Argeș, Călărași, Dâmbovița, Ialomița, Prahova, Buzău, Constanța, Vrancea, Gorj, Olt și Vâlcea.

Scopul proiectului este îmbunătățirea nivelului de cunoștințe, competențe și aptitudini aferente sectoarelor economice și domeniilor identificate conform SNC și SNCDI ale angajaților, prin realizarea analizei potențialului de digitalizare și formare pentru 50 întreprinderi și derularea programelor de formare profesională a competențelor digitale pentru 500 de angajați.

În cadrul proiectului sunt organizate, printre altele, și Programe de formare dedicate utilizării aplicaţiilor informatice pt eficientizarea activităţii întreprinderilor – de exemplu: aplicaţii de tip RM (Resource Management), ERP (Enterprise Resource Planning), Aplicatii tip Contact Center si Workforce Management. Care sunt însă bazele în managementul documentelor? Lăsăm mai jos câteva noțiuni introductive:

Sistemele informatice de gestiune a documentelor s-au dezvoltat ca o necesitate la problemele apărute în acest domeniu. Din punct de vedere legislativ, pentru încheierea unor tranzacții sau a unor contracte specifice mediului privat sunt necesare de două ori mai multe documente, decât în perioada 2015-2017. Pe de altă parte, dezvoltarea companiilor private prin sprijinul acordat de instituțiile europene, cu ajutorul fondurilor europene, atrage după sine, un alt volum impresionant de documente. Este necesar ca acestea să circule, atât în interiorul companiei, cât și între companie și partenerii săi.

De asemenea, sistemele informatice de gestiune a documentelor sunt definite ca fiind ”sisteme informatice care fac posibilă circulaţia documentelor în interiorul organizației în diverse scopuri legate de informare, verificare, aprobare sau modificare”. Acestea permit stocarea şi regăsirea documentelor aflate în orice format electronic, având posibilitatea de a şti în orice moment starea în care se află un document (spre exemplu: trimis spre verificare, spre aprobare, sau fiind deja aprobat/respins) cu facilităţi de conectare la alte sisteme informatice sau dispozitive electronic. Astfel, prin conectarea directă la dispozitive de scanare pot fi introduse automat în sistem documentele tipărite.

Din punct de vedere practic, managementul documentelor este un domeniu care se află în plină dezvoltare, chiar și în prezent.

Documentele sunt suportul pentru orice tranzacție, internă a companiei sau externă, aflată în relațiile cu terții. Din acest punct de vedere, cele mai multe companii private rămân fidele formatului fizic al documentelor, în locul celor online. Acest aspect atrage după sine, resurse financiare și materiale suplimentare, fără să aducă o contribuție directă la creșterea productivității companiei respective.

În prezent, volumul de documente crește direct proporțional cu dezvoltarea creativității și a muncii depuse de către personal, în cadrul unei companii. Cu toate acestea, o conectare globală prin intermediul documentelor nu va avea ca efect obligatoriu dezvoltarea documentelor online, în detrimentul celor tipărite fizic. Tehnologiile care au în vedere administrarea și gestionarea documentelor, fără a fi neapărată nevoie de tipărirea acestora, au în vedere dezvoltarea semnificativă a cantității de informație cuprinsă în documentele interne ale unei companii.

Cu toate acestea, noile structuri administrative, noile tehnici și strategii interne au în vedere sprijinirea comunicării și colaborării în cadrul companiei, dar și între  companie și partenerii săi. Acest aspect are în vedere creșterea gradului eficienței activităților interne companiei și creșterea gradului de satisfacție la locul de muncă a angajaților. Toate acestea conduc, implicit, la dezvoltarea productivității companiei.

La nivelul unei companii există procese interne care au în vedere operațiuni clare desfășurate doar cu ajutorul documentelor și pe documente specifice. Printre acestea, cele mai importante procese sunt:

• procese de administrare a documentelor şi
• procese de afaceri.

Procesele de administrare a documentelor  reprezintă ”procesele care includ activitățile de management a documentelor ca pe orice resursă organizațională. Procedurile de administrare a acestora depind de nivelul de importanţă a unui document”.

În vederea definirii unor politici corecte de utilizare şi stocare a documentelor se efectuează o clasificare a documentelor  după mai multe niveluri raportate la gradul de importanță al acestora, precum:

• Documente de interes general  – care includ toate documentele importante ale organizației necesare în raporturile cu alte organizații sau pentru fundamentarea deciziilor tactice și strategice, aflate într-o fază finală de procesare.
• Documentele de lucru – care sunt documente elaborate de diverse grupuri din cadrul companiei, în funcție de politicile, programele și interesele managementului, care pot deveni, după finalizarea procesărilor, documente de interes general.
• Documente de interes individual  – care reprezintă note personale, agende și informații organizate pentru rezolvarea activităților de serviciu. Acestea pot fi utilizate pentru elaborarea documentelor de lucru.
• Documente private – care reprezintă toate documentele de interes personal acceptate de organizații din punct de vedere moral. Printre acestea se numără: CV-uri, e-maluri, contracte de muncă și alte acte adiționale la contractele de muncă, fișele de post, etc.

Managementul documentelor este un domeniu ce ține de procesele interne ale afacerii sau ale unei companii. Pe de altă parte, procesele includ diverse activități de: creare, actualizare, revizuire, adaptare, etc. Specifice acestor procese sunt documentele necesare desfășurării activităților specifice companiei respective. Din punct de vedere teoretic, dar și practic, aceste procese au fost clasificate astfel:

• Procesele de afaceri – adică acele procese care includ activitățile de creare, actualizare și revizuire a documentelor în timpul desfășurării activităților de afaceri.
• Procese de afaceri organizate în jurul producției sau a activităților de bază care generează următoarele tipuri de documente: ”Convenții internaționale, anexe și amendamente, proceduri pentru lansarea și execuția producției; recomandări internaționale în domeniul standardelor tehnice (documente în lucru sau standarde finale); fișe de producție standard, design industrial, mărci înregistrate. Caracteristicile documentelor generate de această categorie de procese sunt: procedurale, puternic structurate; formatele de prezentare standard și finale; control strict asupra fluxului de lucru,  de la creare până la versiunea finală; importanță deosebită în managementul integrității acestora.
• Procese de afaceri pentru fundamentarea deciziilor, acțiunilor tactice și strategice care generează următoarele tipuri de documente: Proiecte de cooperare tehnice (documentele proiectului), programe și proiecte regionale (rapoarte program, rapoarte de țară); Proiecte de cooperaree conomică (asistenţă în domeniul elaborarii strategiilor de dezvoltare şi coordonare a afacerilor); Contracte, memorandumuri etc.
• Procese de afaceri pentru dezvoltarea cunoașterii și diseminarea informațiilor  care utilizează documentele pentru achiziția, organizarea, stocarea şi diseminarea informaţiilor: Informaţii economice, sociale şi demografice pe zone geografice (studii economice, anuare statistice, alte rapoarte); Informaţii educaţionale, ştiinţifice şi culturale; Informaţii privind drepturile omului, realizarea cerinţelor de bază şi dezvoltarea oportunităţilor; Studii de piaţă etc.
• Procese orientate către guvernarea organizaţiilor  care generează documente necesare persoanelor cu înalte funcţii de decizie şi conducere a afacerilor: Documente necesare Consiliului Director, Guvernului şi altor mecanisme executive; Documente ale sesiunilor Consiliilor de Administraţie, Adunărilor generale, Consiliilor deSecuritate, Parlamentului etc.
• Procese orientate către managementul şi desfăşurarea funcţiilor administrative generează ”documentele departamentale”: Proceduri interne de organizare şi desfăşurare a activităţilor; Documente interne de lucru şi analiză; Rapoarte asupra activităţilor realizate în deplasările externe etc.

Pentru înscrieri puteți accesa formularul de AICI.

Sursa foto freepik.com