Avantajele soluțiilor de management al resurselor umane (HRM) în companii: importanța instruirii angajaților din departamentul de HR

Managementul resurselor umane (HRM) a evoluat semnificativ în ultimele decenii, trecând de la metode tradiționale de gestionare a personalului la soluții digitale și informatizate. Această schimbare este pe deplin justificată, deoarece soluțiile HRM oferă numeroase avantaje pentru companii. Suntem bucuroși că printre cursurile pe care le organizăm se numără și cel de HRM, care aduce plusvaloare participanților, îmbinând teoria cu practica. În cele ce urmează vom evidenția avantajele utilizării soluțiilor HRM în cadrul unei companii și vom evidenția importanța instruirii adecvate a angajaților din departamentul de HR în folosirea acestor soluții în comparație cu metodele tradiționale.

I. Avantajele Soluțiilor HRM

1. Eficiență Operațională

Una dintre cele mai evidente avantaje ale utilizării soluțiilor HRM constă în creșterea eficienței operaționale. Aceste sisteme permit departamentului de HR să automatizeze procese precum recrutarea, selecția, gestionarea performanței, evaluările de personal și gestionarea timpului. Aceasta reduce semnificativ sarcinile manuale și permite angajaților de la HR să se concentreze pe activități mai strategice.

2. Acces Rapid la Informații

Soluțiile HRM oferă acces rapid și ușor la informațiile despre angajați, inclusiv date demografice, istoricul angajamentului și performanță, beneficii și salarizare. Aceasta facilitează luarea deciziilor informate și răspunsul rapid la nevoile angajaților.

3. Gestionarea Documentelor

Documentarea corespunzătoare este esențială în departamentul de HR, iar soluțiile HRM permit o gestionare mai bună a documentelor. Acestea pot stoca și gestiona contractele de angajare, formularele fiscale, dosarele medicale și alte documente importante în format electronic, fără a ocupa spațiu fizic.

4. Consolidarea Comunicării Internă

Soluțiile HRM pot facilita comunicarea internă și interacțiunea angajaților cu departamentul de HR. Angajații pot accesa ușor propriile date și pot depune cereri online pentru concedii, permisiuni sau alte nevoi administrative. Acest lucru conduce la o comunicare mai bună și la reducerea timpului alocat pentru gestionarea solicitărilor individuale.

5. Analize și Rapoarte Avansate

Soluțiile HRM oferă capacități avansate de analiză și raportare. Acestea pot genera rapoarte privind fluctuația personalului, costurile resurselor umane, productivitatea și multe altele. Analizele precise pot ajuta la luarea deciziilor strategice în ceea ce privește politica de personal.

II. Importanța Instruirii Angajaților din Departamentul de HR

1. Maximizează Potențialul Sistemului HRM

Deși soluțiile HRM sunt extrem de eficiente, ele trebuie utilizate corect pentru a-și maximiza potențialul. Instruirea angajaților din departamentul de HR în utilizarea acestor soluții este crucială. Prin instruire adecvată, aceștia pot înțelege și aplica funcționalitățile sistemului, asigurând o utilizare corectă și eficientă.

2. Reducerea Erorilor Umane

Fără instruire adecvată, există riscul ca angajații din departamentul de HR să comită erori în gestionarea datelor și a proceselor. Aceste erori pot avea consecințe serioase, cum ar fi întârzieri în plata salariilor sau neconformitate cu reglementările legale. Prin instruirea adecvată, angajații pot reduce erorile umane.

3. Îmbunătățirea Securității Datelor

Gestionarea datelor cu caracter personal este o preocupare majoră în era digitală. Instruirea angajaților din departamentul de HR în aspectele legate de securitatea datelor este crucială pentru a preveni încălcări ale securității și a proteja informațiile sensibile ale angajaților.

4. Adaptabilitate la Actualizări și Schimbări Tehnologice

Tehnologia se schimbă în mod constant, iar sistemele HRM sunt actualizate în mod regulat pentru a ține pasul cu noile cerințe și reglementări. Instruirea angajaților îi ajută să fie mai adaptați la aceste schimbări și să utilizeze noile funcționalități în beneficiul companiei.

III. Exemple de Metode Invechite

1. Gestionarea Datelor în Fișiere Fizice

În trecut, departamentele de HR se bazau adesea pe fișiere fizice pentru a gestiona documentele angajaților. Acest lucru a dus la pierderea de timp în căutarea și actualizarea documentelor și la riscul de pierdere sau deteriorare a acestora.

2. Comunicare Prin E-Mail sau Hârtie

Metodele tradiționale de comunicare în departamentul de HR implica folosirea e-mailului sau a hârtiei pentru a rezolva cererile angajaților. Aceasta a dus la întârzieri în răspunsuri și la dificultăți în urmărirea corespunzătoare a comunicărilor.

3. Calcularea Manuală a Salarizării și a Beneficiilor

Calcularea manuală a salariilor și a beneficiilor este o sarcină intensă din punct de vedere al timpului și predispusă la erori. Soluțiile HRM automatizează acest proces, reducând riscul de erori și economisind timp.

Utilizarea soluțiilor HRM în cadrul unei companii aduce numeroase avantaje, de la eficiență operațională crescută la acces rapid la informații și analize avansate. Cu toate acestea, pentru a profita la maximum de aceste soluții, este esențială instruirea angajaților din departamentul de HR. Aceasta reduce erorile umane, îmbunătățește securitatea datelor și ajută la adaptarea la schimbările tehnologice. Cu soluțiile HRM și angajați bine instruiți, departamentul de HR poate juca un rol strategic în dezvoltarea companiei și în gestionarea eficientă a resurselor umane.

ASOCIAȚIA SMART ALLIANCE implementează pe parcursul anului 2023 un amplu proiect prin care oferă gratuit companiilor din regiunile Centru, Nord-Est, Sud – Muntenia, Sud-Est, Sud-Vest Oltenia un pachet de 7 cursuri online destinate creșterii nivelului de competente digitale ale angajaților. Grupul țintă îl constituie societățile din județele Alba, Argeș, Brașov, Bacău, Buzău, Constanța, Călărași, Dâmbovița, Dolj, Giurgiu, Gorj, Iași, Ialomița, Mureș, Neamț, Olt, Prahova Sibiu,  Teleorman, Vaslui, , Vrancea, Vâlcea.

Scopul proiectului este îmbunătățirea nivelului de cunoștințe, competențe și aptitudini aferente sectoarelor economice și domeniilor identificate conform SNC și SNCDI ale angajaților, prin realizarea analizei potențialului de digitalizare și formare pentru 50 întreprinderi și derularea programelor de formare profesională a competențelor digitale pentru 500 de angajați.

Printre cursurile programate în cadrul proiectului se numără:

• Introducere în securitatea sistemelor informatice
• Managementul documentelor electronice/Aplicatii tip DM
• Gestionarea structurată a volumelor mari de date (Big Data)
• Programe de formare dedicate utilizării aplicaţiilor informatice pt eficientizarea activităţii întreprinderilor – de exemplu: aplicaţii de tip RM (Resource Management), ERP (Enterprise Resource Planning), Aplicatii tip Contact Center și Workforce Management
• Cursuri de programare dedicate specialiștilor din domeniul IT

Pentru înscrieri puteți accesa formularul de AICI.

Photo credit https://www.freepik.com/